Il batching: lavorare meglio raggruppando le attività
Chi lavora in proprio lo sa bene: le giornate sembrano sempre troppo corte per fare tutto e sono spesso frammentate tra email, revisioni dei clienti, progettazione, contenuti per i social e mille altre attività.
Saltare continuamente da un compito all’altro può sembrare normale, ma in realtà riduce la concentrazione e rallenta il lavoro.
Una soluzione semplice ed efficace è la tecnica del batching.
Oggi voglio parlartene perché l’ho provata in prima persona e ormai la utilizzo in diversi ambiti del mio lavoro: mi ha aiutato a lavorare con più concentrazione, ridurre la sensazione di caos nelle giornate e dedicare il giusto tempo alle attività davvero importanti.
Per questo penso che potrebbe essere utile anche a te!
Il batching è stata la svolta che mi ha permesso, ad esempio, di essere costante nella scrittura della newsletter (da più di due anni ne invio 4 al mese, in modo regolare e senza ansia, mentre prima andava bene se ne mandavo 3 in un anno!)
E adesso lo sto applicando anche alla scrittura degli articoli sul blog (e ne ho mediamente 8 programmati che si pubblicano da soli nel giorno stabilito).
Ma andiamo a vedere più nel dettaglio di cosa si tratta e di come potrebbe migliorare anche le tue giornate e il tuo lavoro.
Cos’è il batching
Il batching è una tecnica di gestione del tempo che consiste nel raggruppare attività simili e svolgerle tutte insieme in un unico blocco di tempo.
Invece di alternare continuamente compiti diversi, si dedica uno spazio preciso della giornata o della settimana a un solo tipo di attività.
Per esempio:
- scrivere più articoli o contenuti in un’unica giornata
- progettare più grafiche nella stessa sessione
- rispondere alle email in uno o due momenti specifici della giornata
- controllare l’aggiornamento dei siti web tutti insieme
Questo approccio riduce il tempo perso nei cambi di contesto e permette alla mente di restare concentrata su un unico tipo di processo.
Perché il batching funziona
Ogni volta che cambiamo attività, il nostro cervello ha bisogno di qualche minuto per riorganizzarsi. Questo fenomeno è chiamato context switching.
Il batching aiuta a ridurre questo passaggio continuo e permette di:
- aumentare la concentrazione
- lavorare con maggiore fluidità
- ridurre lo stress mentale
- produrre risultati di qualità migliore
Quando la giornata è frammentata tra email, messaggi, revisioni e lavoro creativo, entriamo e usciamo continuamente da stati di concentrazione diversi.
Stiamo facendo una cosa, ma la nostra testa sta ancora rimuginando sul compito precedente o magari sta già pensando a quello successivo.
Il batching funziona proprio perché riduce questi passaggi.
Dedicando uno slot di tempo preciso e sufficientemente ampio ad un certo tipo di attività, la mente rimane più a lungo nello stesso tipo di processo: che sia progettazione, scrittura, organizzazione, comunicazione o qualsiasi altra cosa.
In questo modo diventa più facile mantenere il focus e lavorare con maggiore fluidità.
Questo può fare una grande differenza, nel lavoro creativo, ma non solo: entrare in uno stato di concentrazione profonda richiede tempo, ma una volta raggiunto permette di lavorare con più qualità e meno fatica.
E, man mano, ti abituerai a questi spazi di lavoro “indisturbato” e le distrazioni non richieste che il tuo cervello ti proporrà saranno sempre meno e riuscirai a metterle “da parte per dopo” in modo più rapido ed efficiente.
Come applicare il batching nel tuo lavoro
Magari stai pensando “Bello, ma io non ce la faccio”, oppure “Sì, ok, ma non posso mica stravolgere le mie giornate, se poi per me non funziona?”
Non preoccuparti, perché non serve rivoluzionare tutta la propria agenda.
Si può iniziare con piccoli cambiamenti. Anche da un solo tipo di attività.
Così fai un piccolo test, valuti i risultati (che sono sicura saranno wow!) e poi deciderai se e come applicare il batching anche ad altri ambiti e task.
Per me il piccolo esperimento è stato la newsletter.
La ritenevo una cosa importante, ci tenevo, ma poi non riuscivo ad essere costante ed era solo fonte di stress e frustrazione.
P.S. Se questo esempio ti interessa ne ho parlato meglio in questo articolo che ti lascio qui sotto.
Il mio consiglio è quindi quello di partire da una singola cosa.
Può essere un’attività che ritieni strategica ma rimandi da tempo.
Spesso basta iniziare con piccoli cambiamenti per rendere le giornate più chiare e meno frammentate.
E vedere i primi risultati concreti ti farà venire voglia di applicare il batching anche ad altri ambiti.
Ad esempio, puoi decidere di dedicare il primo lunedì pomeriggio del mese a scrivere le newsletter. Lo fai per tre o quattro mesi e vedi come va.
Se non hai ispirazione, se ti viene in mente qualcosa di più “urgente”, se… non importa. Cerca di mantenere “bloccato” quello slot di tempo, non fare altre cose.
Magari il primo lunedì riesci a scrivere solo una o due mail. Va bene, programmi l’invio di quelle che hai scritto.
Il mese dopo magari riesci a scriverne tre o quattro.
Una volta fatto questo primo esperimento, puoi iniziare ad applicare lo stesso principio anche ad altre attività del tuo lavoro.
Ecco tre passi semplici che possono aiutarti a farlo.
1. Individua le attività che si ripetono
Il primo passo è osservare la tua giornata di lavoro e individuare le attività che fai più spesso.
Per esempio:
- rispondere alle email
- scrivere o preparare contenuti
- fare call con clienti o collaboratori
- gestire amministrazione e organizzazione
- lavorare sui tuoi progetti
Molte di queste attività si ripetono ogni giorno o ogni settimana, e spesso le svolgiamo in modo sparso e senza nessuna organizzazione funzionale.
2. Raggruppa attività simili
Una volta individuate le attività ricorrenti, puoi iniziare a raggrupparle.
Per esempio potresti:
- dedicare alcuni momenti precisi della giornata alle email
- concentrare le call in uno o due giorni della settimana
- ritagliare blocchi di tempo più lunghi per il lavoro che richiede maggiore concentrazione
In questo modo eviti di interromperti continuamente e diventa più facile rimanere focalizzata su quello che stai facendo.
3. Proteggi i tuoi momenti di concentrazione
Perché il batching funzioni davvero, è importante proteggere i blocchi di lavoro che hai deciso di dedicare a una certa attività.
Questo può voler dire:
- silenziare le notifiche
- non controllare continuamente email o messaggi
- mettere qualche confine gentile, ma chiaro
All’inizio può sembrare un piccolo cambiamento, ma con il tempo aiuta a lavorare con più calma, più chiarezza e meno dispersione di energie.
La giornata rimarrà di 24 ore (e spesso ne servirebbero oggettivamente di più 🤣), ma vedrai che ci saranno state un po’ di cose in più e un po’ di stress in meno!
Il batching non è rigidità
Quando si parla di organizzazione del lavoro, è facile pensare subito a schemi rigidi, agende piene e giornate scandite al minuto.
In realtà il batching non nasce per rendere il lavoro più rigido, ma per renderlo più sostenibile (e in un certo senso anche più flessibile!).
L’idea non è controllare ogni momento della giornata, ma creare alcuni spazi chiari in cui dedicarsi con più attenzione a ciò che conta davvero.
Ci saranno sempre giorni in cui qualcosa cambia, un imprevisto da gestire o semplicemente meno energia. Ed è normale così. Il batching non è una regola da seguire “alla perfezione”, ma uno strumento da adattare al proprio modo di lavorare.
Puoi applicarlo solo ad alcuni aspetti del tuo business, usarlo quando ti aiuta, modificarlo quando serve…
Spesso basta anche solo questo: sapere che esiste uno spazio dedicato a una certa attività.
E quando quel momento arriva, puoi entrarci con più presenza e meno fretta.
Ciao sono Elisa Rigamonti.
Creo grafica e siti web partendo dalle persone e dalla loro unicità. Questo articolo ti sta piacendo? Nella mia newsletter parlo spesso di questi argomenti e condivido ispirazioni, spunti e risorse utili.
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Perché il batching aiuta la concentrazione: qualche dato interessante
Negli ultimi anni diversi studi hanno analizzato cosa succede alla nostra attenzione quando passiamo continuamente da un’attività all’altra.
Una ricerca condotta dalla studiosa Gloria Mark dell’University of California, ha evidenziato che dopo un’interruzione possono servire in media più di 20 minuti per tornare completamente concentrati sull’attività che stavamo svolgendo.
Un altro dato che fa riflettere proviene dall’American Psychological Association: il continuo passaggio tra attività diverse può arrivare a ridurre la produttività fino al 40% del tempo lavorativo.
Questo non significa che dobbiamo lavorare senza interruzioni per ore, ma ci ricorda quanto sia prezioso proteggere i momenti di concentrazione.
Ed è proprio qui che il batching viene in nostro soccorso: riducendo il numero di cambi di contesto durante la giornata.
Un piccolo cambiamento che può fare la differenza
Ti capita di arrivare a fine giornata con la sensazione di aver fatto tante cose, ma di non aver davvero concluso nulla?
Allora è proprio il momento per provare il batching! Non è una tecnica complicata e non richiede di rivoluzionare il modo in cui lavori.
Spesso basta iniziare da una sola attività, scegliere uno spazio preciso nella settimana e provare a proteggerlo dalle interruzioni.
All’inizio potrebbe sembrare un cambiamento molto piccolo. Ma è proprio da questi piccoli spostamenti che, nel tempo, nascono giornate di lavoro più chiare, meno frammentate e più sostenibili.
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