La grafica al servizio del tuo evento

Ti è mai capitato di organizzare un evento e chiederti come far capire alle persone che vale davvero la pena partecipare?

Magari hai lavorato molto sui contenuti, sulla scelta della location, sul programma… ma quando arriva il momento di comunicarlo ti trovi davanti a una domanda importante: come posso attirare le persone giuste e trasmettere subito il valore del mio evento?

È proprio qui che fa capolino la grafica.

La grafica non serve solo a “rendere bello” un volantino o un post sui social. È uno strumento che può aiutarti a comunicare meglio il tuo messaggio, a trasmettere i valori del tuo brand e a creare un’esperienza più chiara e coinvolgente per chi partecipa.

Dai materiali di promozione prima dell’evento, alla segnaletica e alle slide durante lo svolgimento, fino ai contenuti di follow-up dopo la conclusione: la grafica può accompagnare e supportare il tuo evento in tutte le sue fasi.

Vediamo quindi insieme in che modo può aiutarti concretamente.

La grafica prima dell’evento: comunicare e promuovere l’iniziativa

Una delle primissime cose di cui ci dobbiamo occupare per la buona riuscita del nostro evento è ovviamente avere una buona partecipazione di pubblico in target. Non è detto che si voglia fare un evento con migliaia di persone, può essere anche un evento ristretto, con poco pubblico selezionato, ma dobbiamo comunque far sapere cosa stiamo organizzando, a chi ci rivolgiamo e dobbiamo quindi attirare l’attenzione di persone in linea con il nostro evento, far capire loro cosa faremo e perché dovrebbero partecipare. 

Nella fase pre-evento andremo quindi a pensare e a realizzare tutto il materiale che ci servirà per comunicare e pubblicizzare la nostra iniziativa. 

A seconda della tipologia di evento possiamo prevedere materiale fisico come, volantini, pieghevoli, locandine, manifesti… e materiale digitale come post, caroselli, copertine per i social, newsletter dedicate, articoli di blig, landing page sul nostro sito e così via 

Per rendere questi materiali più efficaci è importante: 

• Una grafica di impatto e coerente 

Di impatto non significa necessariamente super elaborata e mirabolante, ma che attira l’attenzione delle persone giuste e quindi potrebbe essere minimal ed essenziale, così come potrebbe essere più colorata e ricca di elementi. 

• La coerenza 

Coerenza con il nostro brand, quindi usare la nostra identità visiva, la palette colori, il logo ecc, coerenza con il nostro target (quindi tenere conto delle esigenze e delle preferenze del nostro partecipante ideale) e coerenza tra i vari materiali che creiamo per l’evento in modo che siano subito ricollegabili a lui. 

Questa fase naturalmente è importante sia per noi, sia per i nostri destinatari perché andiamo a creare connessione, veicolare i nostri valori e le persone possono scegliere in modo più consapevole se vogliono partecipare o no al nostro evento e in questo modo possiamo avere un pubblico più motivato e partecipe. 

Nello svolgimento poi dell’evento, andiamo a vedere ancora più nello specifico come la grafica svolge parallelamente funzioni distinte ma in sinergia per il nostro pubblico e per il nostro brand. 

La grafica per chi partecipa: guidare e facilitare l’esperienza dell’evento

Nel momento in cui il nostro partecipante arriva sul luogo per l’evento la grafica lo guida e lo aiuta in tante piccole e grandi cose ed è quindi proprio un supporto per chi partecipa. 

In base al tipo di evento che abbiamo organizzato possono essere utili diversi materiali. 

Per prima cosa della segnaletica, manifesti, cartelloni , rollup… che indichino dove si svolge esattamente il nostro evento e che possano accogliere e guidare i partecipanti.  

Magari abbiamo scelto come location un posto con diversi ingressi, o con diverse sale e quindi ok io utente con il mio volantino o il post salvato sul cellulare, arrivo all’indirizzo indicato però poi, dove vado?

Se vedo su una delle porte di ingresso un bel cartellone con gli stessi colori e la stessa impostazione del volantino che ho in mano posso andare lì tranquilla e spedita e so che sono nel posto giusto.
Lo stesso una volta arrivata nell’atrio. Se ho dei supporti visivi che mi indirizzano mi sentirò più accolta e più a mio agio, senza rischiare di trovarmi in imbarazzo perché magari cerco di entrare da una porta chiusa o finisco in un’altra sala rispetto a quella che sto cercando io. 

Successivamente possono essere utili anche altre tipologie di supporti come un programma se sono previsti diversi interventi o diversi argomenti trattati, una piantina se abbiamo organizzato un evento tipo fiera o comunque con diverse zone, presentazioni e cataloghi se ci sono diverse figure o prodotti all’interno dell’evento, trascrizioni o recup degli interventi e così via. 

Questi sono tutti elementi che aiutano i partecipanti ad organizzarsi e a trarre il meglio dal nostro evento.  

Un altro supporto molto importante è quello delle slide se sono previsti speech e/o se l’evento ha dei momenti formativi.   

Infine, da utente, i colori e i materiali scelti per l’allestimento e i supporti grafici, mi aiutano anche ad entrare nel mood dell’evento, a vivere un’esperienza più immersiva e coinvolgente, che quindi sarà più efficace e che ricorderò più facilmente e con piacere. 

Durante l’evento: come la grafica valorizza e rende riconoscibile il tuo brand

Per il brand la creazione di questo materiale, sia fisico che digitale, è un’ottima occasione per rinforzare e trasmettere la propria identità. 

E questo vale per qualsiasi tipologia di evento.  

Nel senso che vale per un evento organizzato in proprio, e in questi casi i materiali e i colori del brand possono essere i protagonisti indiscussi 

Ma vale anche se partecipiamo ad un evento più ampio co organizzato o organizzato da qualcun altro, come una fiera di settore, e in questo caso i materiali e i colori del nostro brand ci servono moltissimo per distinguerci  

E vale anche se partecipiamo come utenti ad un evento dove sono previsti momenti di networking o comunque occasioni di scambio e di incontro, perché anche il biglietto da visita, per esempio, ci fa da portavoce. 

E vale anche per eventi esclusivamente online perché tramite l’ambiente in cui ci troviamo, le slide e gli altri materiali anche interattivi come quiz o sondaggi che possiamo creare portiamo i partecipanti nel nostro mondo 

Quindi per il brand tutto il materiale che creiamo per un evento deve essere pensato e realizzato in modo da aumentare la chiarezza e l’efficacia del messaggio che vogliamo passare, e questo materiale ci permette di comunicare ancora meglio i valori e la personalità del brand stesso e di aumentare riconoscibilità e memorabilità. 

Dopo l’evento: la grafica che continua a lavorare per te

Quando l’evento si conclude la grafica può continuare a svolgere per noi tutta una serie di funzioni di follow up molto importanti. 

Perché magari sì l’evento è stato bello e coinvolgente, però poi quando le persone tornano al loro quotidiano, sono prese da tante cose. 

Se noi prevediamo dei materiali che accompagnano le persone anche post evento le aiutiamo a ricordarsi di noi, a contattarci facilmente, a mantenere un collegamento. 

Quindi possiamo pensare a dei segnalibri che facciano anche da biglietto da visita, delle cartoline che possano essere decorative per l’ufficio, dei gadget utili in base al nostro settore, dei cataloghi o brochure che i partecipanti possano portare via e consultare all’occorrenza o anche possiamo pensare a del merchandising a pagamento, come magliette o shopper riutilizzabili che trasmettano i valori comuni del nostro brand e del nostro target. 

Poi sempre nel post evento possiamo prevedere anche un questionario, da mandare magari via mail il giorno successivo e anche in questo caso è importante, come sempre, utilizzare i colori e i tratti distintivi del nostro brand in modo da creare un migliore aggancio e una migliore riconoscibilità.  

Materiali grafici per eventi: supporti digitali e fisici

Come abbiamo visto ci sono diverse tipologie di supporti digitali e fisici, la cosa importante è che siano sempre coordinati, coerenti e riconoscibili. Quindi che ci siano degli elementi in comune e un filo conduttore indipendentemente dal formato e dal canale che utilizziamo. 

Naturalmente le due tipologie non si escludono a vicenda, ma anzi si rinforzano e si integrano tra loro. 

Se anche decidiamo di organizzare un evento online, nessuno ci vieta di creare anche materiale fisico, come volantini da lasciare in posti dove si ritrova il nostro target o da dare direttamente a persone che pensiamo possano essere interessate a partecipare. 

Inoltre, possiamo integrare le due tipologie anche inserendo qrcode e link nei materiali fisici, in modo che la persona veda il volantino, la brochure, il manifesto… ma possa accedere anche ad altre informazioni e approfondimenti in digitale, o possa fare l’iscrizione direttamente on line, o possa condividere via mail o sociale così via. 

E, allo stesso modo, possiamo dare “fisicità” ai contenuti digitali, prevedendo magari la possibilità di scaricare e stampare il volantino, il programma dell’evento, altre risorse collegate ecc. 

Esempi di integrazione tra supporti fisici e digitali

• un volantino con QR code che rimanda alla landing page dell’evento
• una locandina che permette di iscriversi online
• un programma scaricabile dal sito e stampabile
• materiali cartacei che rimandano a contenuti di approfondimento online

Come valorizzare i supporti fisici negli eventi in presenza 

Se il nostro evento è dal vivo, in presenza e utilizziamo quindi dei supporti fisici è bene tenere in considerazione le loro caratteristiche e le sinergie che possiamo creare con l’aspetto grafico. 

Possiamo anche valutare soluzioni originali e particolari che vadano a sottolineare e comunicare aspetti specifici del nostro brand o della nostra attività. 

Quindi per esempio, un elemento può essere la carta su cui decidiamo di stampare i biglietti da visita. Ecologica, riciclata, colorata (anche avana o nera per esempio), liscia o ruvida e rustica.  

Le nobilitazioni e le finiture, quindi non so la stampa a caldo di dettagli dorati o argentati, o la stampa in rilievo, la stampa profumata o una finitura soft touch… 

La forma, rettangolare, quadrata o personalizzata. 

Tutti gli elementi devono naturalmente essere coerenti e rinforzare il messaggio del brand. 

Esempi pratici

Se ho un’attività che punta tanto sulla sostenibilità, per esempio, userò questo punto come guida e quindi sceglierò magari una carta 100% riciclata e non sbiancata, non userò plastificazioni lucide ecc. 

Se il mio brand punta su dei prodotti che durano a lungo e accompagnano il cliente per molto tempo, magari penserò ad un biglietto da visita particolarmente “robusto”, quindi ad esempio una carta più spessa, magari con gli angoli arrotondati che sono meno soggetti ad usura, e così via. 

Cosa considerare quando prepariamo materiali per la stampa

A cosa dobbiamo stare attente quando pensiamo al materiale fisico?  

Dobbiamo tenere conto dei margini di stampa, quindi dell’area sicura che possiamo effettivamente utilizzare per inserire testi e informazioni importanti, e ad eventuali pieghe e spazi aggiuntivi necessari nel caso di pieghevoli o rilegature  

Dobbiamo tenere conto della risoluzione delle immagini e in generale del file che mandiamo in stampa, perché vedere bene a monitor un’immagine, non significa che risulterà bene anche stampata, specialmente se in grande formato. Così come un testo piccolo, magari a monitor ci sembra abbastanza leggibile, poi stampato, magari su un biglietto da visita o un volantino, risulta incomprensibile. 

Dobbiamo considerare che il supporto che usiamo influisce sul risultato finale e in particolare sulla resa dei colori. Quindi se scegliamo una carta color avorio avremo un risultato diverso rispetto ad una carta super white, un supporto più ruvido e poroso, come anche il tessuto di una shopper, darà un  effetto diverso rispetto ad un supporto liscio come una carta lucida.  

Quindi a seconda del risultato che vogliamo ottenere possiamo utilizzare alcuni accorgimenti nella scelta del supporto, nella scelta del metodo di stampa, nella preparazione del file e via dicendo…  

Recup Prima di mandare un file in stampa

• margini di sicurezza e abbondanze
• dimensione e leggibilità dei testi
• risoluzione delle immagini
• tipo di supporto scelto (carta, tessuto, ecc.)
• resa dei colori sul materiale

Grafica per eventi: molto più di una questione estetica

Mettere del budget nella grafica e nel materiale a supporto del nostro evento è proprio un investimento e non una semplice spesa, perché effettivamente ci può dare un ritorno importante sia sul breve che sul lungo periodo. 

Poi magari abbiamo 1000 idee, pensiamo bellissimo, 200 materiali e cose diverse, ma dobbiamo anche tenere conto delle possibilità effettive, del budget che abbiamo a disposizione quindi se ci troviamo a dover scegliere, possiamo  darci delle priorità e valutare in base a noi e al nostro target; quindi, cosa è più utile ed efficace per entrambi e cosa è più funzionale nelle diverse fasi dell’evento.  

E potremmo ad esempio prediligere il digitale nella fase pre-evento e più materiale fisico per il post evento o viceversa a seconda proprio della situazione, del pubblico a cui ci rivolgiamo e degli obbiettivi.  

In questo modo la grafica diventa davvero uno strumento al servizio del nostro evento: capace di comunicare meglio il nostro messaggio, accompagnare i partecipanti e rendere l’esperienza più chiara, coinvolgente e memorabile.

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